Deze verklaring is laatste bijgewerkt in december 2022.

Uw privacy is belangrijk voor ons.

In deze Verklaring openbaren we de persoonsgegevens die we van u verzamelen en bijhouden, en hoe we deze informatie gebruiken en verwerken. Ook leggen we uit op welke manier we cookies hanteren en wat het betekent als u gebruik maakt van onze softwareproducten.

Deze verklaring heeft betrekking op uw bezoek van de ionProjects-websites, op alle communicatie tussen u en ionProjects en op de softwareproducten van ionProjects.

Ons privacy beleid is gericht op de best mogelijke bescherming van uw gegevens, en dit volgens de regelgeving van de GDPR (General Data Protection Regulation) ofwel AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) die vanaf 25 mei 2018 van kracht is binnen de EU-lidstaten.

Verzamelen van persoonsgegevens

Wij verzamelen informatie met betrekking tot u, rechtsreeks en indirect. Deze gegevens hebben als doel de nauwkeurigheid ervan te verbeteren alsook onze contacten beter op u af te stemmen.

U kan ervoor opteren om uw persoonsgegevens rechtstreeks aan ons door te geven. Dit komt onder meer voor in volgende situaties:

• U wil rechtstreeks met ons communiceren
• U vult een contactformulier in op onze website
• U wenst een offerte te ontvangen
• U wil klant worden
• U maakt gebruik van onze diensten
• U heeft ondersteuning nodig
• U maakt een betaling voor onze producten en/of diensten
• U wil leverancier worden
• U wil een business partner worden
• U solliciteert op een vacature

Als U ons laat weten dat we deze informatie enkel mogen gebruiken voor het afhandelen van uw verzoek, dan zullen we deze vraag respecteren.

We kunnen ook op andere manieren relevante informatie verzamelen.

• Tijdens het gebruik van onze websites vergaren we bijvoorbeeld informatie betreffende uw IP-adres, de locatie vanwaar u ons bezoekt, de tijd die U op onze website verblijft en de pagina’s die u bekijkt. We verzamelen deze gegevens met de bedoeling om uw ervaring op onze websites te verbeteren en om de schaalbaarheid van onze bezoekers te kunnen inschatten.
• Een medewerker van ionProjects neemt contact met u op in functie van een verkoop, om onze diensten voor te stellen of om u als klant bij te staan in het kader van ondersteuning of consulting. Hierbij verzamelen we gegevens zoals uw naam, contactgegevens van het bedrijf en andere relevante gegevens met betrekking tot de organisatie.

Ten slotte kunnen we  via derden informatie verwerven die betrekking heeft op u. In dat geval zullen we de informatieverstrekkers om de nodige wettelijke garanties vragen om de verkregen gegevens te mogen gebruiken.

Gebruik van persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens kunnen voor verschillende doeleinden gebruikt worden. Hieronder vindt u een opsomming hiervan.

Afhandelen van uw verzoek

Indien U een verzoek tot ons gericht hebt betreffende onze producten en/of onze diensten dan gebruiken we de informatie die u verstrekt voor de afhandeling van dit verzoek. Indien dit relevant is voor de afhandeling van uw verzoek, kunnen we gegevens uitwisselen met derden zoals bijvoorbeeld business partners.

Leveren van producten en/of diensten

Indien U een overeenkomst met ons aangaat betreffende onze producten en/of diensten dan gebruiken we de informatie die u verstrekt voor de opvolging en uitvoering van deze overeenkomst.   

Ook in functie van onderstaande situaties kunnen we uw gegevens gebruiken.

• Facturatie van onze producten en/of diensten
• Invordering van betalingen
• Bieden van ondersteuning
• Verschaffen van informatie

Mogelijk dienen we hiervoor uw relevante gegevens uit te wisselen met derden.

Marketing

De rechtstreeks of indirect vergaarde informatie kan gebruikt worden voor gerichte marketing betreffende onze producten en/of diensten. U kunt op elk moment aangeven dat u geen marketingmateriaal meer van ons wenst te ontvangen. Deze wens zullen we bijgevolg respecteren.

Statistieken

We kunnen uw informatie gebruiken voor statistiekdoeleinden. Hierbij zullen we op basis van de gegevens een intern onderzoek voeren naar de specifieke noden van een doelgroep of geografische markt. Deze statistieken zijn louter en alleen voor intern gebruik bedoeld, om onze diensten en verkoop te optimaliseren.

Sollicitaties

Indien u bij ons solliciteert zal u ons de nodige gegevens over uzelf verstrekken, bijvoorbeeld uw cv. Deze informatie zullen we intern gebruiken om uw sollicitatie op te volgen en af te handelen. Op verzoek kunnen wij, nadat de vacature ingevuld werd, deze informatie verwijderen.

Delen van persoonsgegevens met derden

Wij delen uw persoonlijke gegevens niet met derden tenzij in volgende omstandigheden:

• U geeft ons toestemming om uw gegevens te openbaren
• Indien het in functie van uw verzoek of van de overeenkomst tussen ionProjects en u, nodig is om samen te werken met een van onze partners of derden, bijvoorbeeld wanneer we onze producten koppelen met producten van derden
• Om juridische redenen: Ingevolge een gerechtelijk bevel of procedure kunnen we gedwongen worden uw gegevens te onthullen aan justitie, politie of andere overheidsinstanties. 
  Wanneer onze rechten geschaad worden en/of beschermd moeten worden, of die van een van onze business partners, leveranciers of klanten, kunnen wij uw informatie ter beschikking stellen aan onze advocaten en/of aan een van de bevoegde instanties ter zake.
• Bij een overname van ionProjects of een (gedeeltelijke) verkoop ervan kunnen de gegevens ter beschikking gesteld worden van eventuele overnemers en/of kopers

Onze producten bevatten koppelingen met producten van derden. Wanneer u aan een van deze producten persoonsgegevens verstrekt vallen deze onder het privacy beleid van het respectievelijke product.

Indien we uw informatie overbrengen buiten een lid van de EU-staten, zullen we ons aan de geldende wetgeving houden.

Beveiliging persoonsgegevens

We voorzien naar redelijkheid de nodige fysieke, administratieve en technische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, misbruik of ongewenste onthulling.

Zo versleutelen we bijvoorbeeld bepaalde persoonsgegevens wanneer we die over het internet verzenden. Paswoorden die u gebruikt om aan te melden bij een van onze producten worden versleuteld bewaard in de gegevensbank.

Niettegenstaande we de nodige beveiligingsmaatregelen nemen, kunnen we nooit absolute veiligheid garanderen.

IonProjects als gegevensbeheerder

IonProjects gegevensverwijderingsbeleid:

Persoonlijke gegevens worden verwijderd wanneer het niet langer nodig is om de persoonlijke gegevens te verwerken om het doel te bereiken waarvoor ze zijn verzameld, uiterlijk 3 jaar na de laatste geregistreerde activiteit. Uitzonderingen zijn mogelijk als er een legitiem doel is om de gegevens langer dan 3 jaar te verwerken.

IonProjects als gegevensverwerker

IonProjects gegevensverwijderingsbeleid:

De GDPR stelt dat gegevens onverwijld worden verwijderd wanneer de klant zijn contract met ionProjects heeft beëindigd. Ons beleid is dat gegevens uiterlijk 6 maanden (bij voorkeur eerder) na beëindiging van de klantovereenkomst worden verwijderd, tenzij anders overeengekomen met de klant. 

Vragen over privacy en persoonsgegevens

Indien u vragen heeft over onze privacyverklaring of over de wijze waarop we uw gegevens beheren en gebruiken, kan u contact opnemen met onze DPO (Data Protection Officer).

Wanneer u inzage wil krijgen in uw persoonsgegevens of uw persoonsgegevens wenst te verwijderen kan u eveneens contact opnemen met onze DPO. We zullen binnen 30 dagen reageren op uw verzoek.

U kan onze DPO contacteren via e-mail: dpo@ionprojects.be